テレワークの問題はツールで解決。在宅勤務でも業務効率を落とさず取り組めるツールとは

新型コロナウイルスの影響で、多くの企業がテレワークへの切り替えを余儀なくされました。しかし、リモートで生産性が下がってしまった、社内のコミュニケーションが取りにくい、モチベーションが上がりƒ2395;くいなど、さまざまな課題が生まれています。

そんな中、ビジョンでは、ツールを駆使することによって、テレワークになった状況下でも業務効率を落とすことなく取り組んでいます。どのようなツールをどのように使うことで、生産性を維持できているのか。ネットワークソリューション事業部部長の篠原諒磨氏に話を聞きました。

テレワークが始まった頃はマイナスイメージが強かった

―テレワークが始まった当初の状況や思いを教えてください。

―篠原
テレワーク自体は、コロナのクラスターが出始めた2月末ごろから始まりました。一気に全員が切り替えたわけではなく、徐々にリモート勤務の人を増やしていったかたちです。

それまでは主に育児中の人などがテレワークをする程度で、会社としてもあまり馴染みはなかったそう。

―篠原
正直、最初はマイナスイメージの方が強かったです。特に、社員が同じ空間で働かないので、「一人あたりの生産性が落ちるのではないか」という意見が多くありましたね。

また、篠原氏が所属する事業部は営業部。お客様先への訪問ができなくなることで、売上が下がることも予想されました。

オンライン商談により、売上アップと経費削減に成功

―実際に全社員がテレワークに移行してみて、どうでしたか。

―篠原
実際は、それまでも使っていた業務ツールを引き続き駆使することで、何の違和感もなくテレワークに移行することができました。

普段から、遠隔でも作業ができるようにとITインフラの設備を整えていたことが役立ったとのこと。テレワークだからと、大きく業務のやり方を変えたこともなかったようです。

―篠原
営業に関しても、お客様先に訪問できなくなる代わりにオンラインでの商談に切り替えました。すると、弊社の製品がテレワークに役立つものだったこともあり、結果的にコロナ前以上の数字を達成することができたんです。

加えて、出張やお客様先への訪問がなくなったことで、移動時間や交通などのコストの削減につながったというメリットも。「営業はお客様先に行かなければならない」という思い込みが覆されたといいます。

テレワークを円滑に進めるツール

―特に違和感なくテレワークに切り替えられたとのことでしたが、業務管理や社内のコミュニケーションは、テレワークの状況下でどのように行っているのでしょうか。

―篠原
テレワークをするうえで重要だと思うのは、違う場所にいるけれど同じ場所で働いているという意識が持てる、バーチャルオフィスのような場所をつくることです。とは言っても、ウェブ会議システムを常時つなぎっぱなしにしているのは現実的ではありません。当社では「JANDI（ジャンディ）」という社内SNSを使い、事業部ごとや役職ごと、チームごとという形でいくつものグループをつくり、そこでいつでもコミュニケーションが取れるようにしています。

●社内SNSの活用で、部下の悩みを「察知」する
コミュニケーションは社内SNSで補っているのですね。しかし、コロナ禍をきっかけに社内SNSを取り入れる企業は増えてきているものの、業務に直結すること以外では思うように活用が進まないという課題も耳にします。

そこで篠原氏は、テレワークになってからプラスアルファで、社内SNSを使いたくなるような工夫を始めたのだそう。

―篠原
たとえば、毎日朝礼でコメントするためのグループや、趣味などのちょっとした雑談ができるグループ、困りごとを相談できるグループなど、誰もが参加しやすいグループをいくつもつくることで、利用を促しています。

社員どうしの雑談も個人SNSを使わず、社内SNSに集約することで、オン・オフの区別をつけるのに一役買っているのだとか。休日は不在設定にし「常にSNSに反応しなければいけない」というプレッシャーをなくしています。

―篠原
また、管理者は裏側で一人ひとりの利用状況を分析することができるので、発言量が少ない人にはさりげなく声を掛けたり、面談の時間を設けたりと、フォローアップもしっかりと行っています。

テレワークでは、一人ひとりのモチベーション維持もよくある課題のひとつ。普段から顔が見えない分、特に社内SNSでの様子を注視し、モチベーション管理をしているのだそう。ツールの力を借りながら、丁寧にフォローしているのですね。

―篠原
社内ミーティングもJANDIで行っています。テレワーク以前から、当社は簡単な会議であれば、JANDIのボード（掲示板）機能で各議題毎に文字ベースで議論することが多い。そうすることで、営業で外に出ているときも会議に参加できますし、他の仕事を進めながら並行で確認できますから。また各議題に対して方向性が決まり、より詳しく話したいときは、JANDI上のウェブ会議システムにそのまま移行（ワンクリックで参加可能）しています。

会議で集まると全員がそのための時間を確保しなければならないので、その都度議題に関係のある人や興味のある人だけが会話に参加できるよう、コロナ以前からJANDI内でのボード会議を推進していたそう。積み重ねてきた経験が、テレワーク状況下でも活きたのですね。

●勤怠打刻や稟議承認もクラウド上で実現
ビジョンではもう一つ、VWS（ビジョンウェブステム）というツールも使っています。こちらも自社で提供しているツールで、勤怠管理、社内用カレンダーの共有、社内稟議などをまとめて管理することができます。

―篠原
コロナ以前から、出退勤はどこからでも打刻できるVWSで管理していました。稟議も紙を使わず、申請から承認まですべてクラウド上で完結することができます。なので、基本的に会社に出勤する必要がないんです。

リアルにはない、オンライン商談のメリット

―商談もオンラインに切り替えたとのことでしたが、具体的にどのように行っているのでしょうか。

―篠原
「meet in（ミートイン）」というオンライン商談システムを使っています。meet inでは、お客様はネット環境だけあれば、ダウンロードなど必要なく参加できるので、オンライン商談への抵抗もなく進められますし、名刺交換や資料の共有・ダウンロードなど、商談に必要なことがすべてできるようになっているので、対面で営業する場合と大きな違いはありません。また、モニタリング機能により裏でもう一人が参加し、リアルタイムでアドバイスすることもできるため、実際の現場にはない、ウェブならではのメリットもあるんです。

そのほか、meet inには議事録などにも使える文字起こし機能や、電子契約機能もあるそう。ウェブならではの効率化と言えそうです。

今後コロナが終息したとしても、オンラインでの商談は継続していく予定だという篠原氏。初回の商談のみ訪問し、それ以降はオンラインを優先させるなど、適宜使い分けしながら営業効率を高めていく意向だといいます。

テレワークのメリットは積極的に取り入れ、これまでのやり方で残すべきところは残す。それがコロナ後のあるべき姿なのかもしれません。

コミュニケーションとモチベーション管理ができれば、生産性は下がらない

―最後に、リモートワークの在り方を改善したいと考える企業にアドバイスをお願いします。

―篠原
アフターコロナがまだまだ見えない今、テレワークを進めて行く中で、これからはウィズコロナとしてのニューノーマルへの適応が企業には求められます、その上で大切なのは、同じ職場にいなくても、いかに目の前に座っているかのような環境をつくれるかが、テレワークを成功させる秘訣だと思います。逆に、コミュニケーションとモチベーション管理さえしっかり担保できれば、どこで働いていても絶対に生産性は上がります。

ビジョンでは、コロナが終息しても、テレワークを積極的に取り入れる方針だといいます。

さまざまなところでテレワークの在り方が議論されているように、今後は世の中全体がリアルの場とリモートのいいところをどちらも生かせるような働き方にシフトしていくのかもしれませんね。